Payroll und KI entwickeln sich weiter - aber die Menschen wollen mehr
Payroll ist längst mehr als eine operative Funktion.
Sie ist ein Vertrauensbeweis. In einem Umfeld, in dem Kosten gesenkt und gleichzeitig die Employee Experience verbessert werden muss, steht Payroll am Schnittpunkt von Effizienz und Empathie und wird oft gleichzeitig in beide Richtungen gezogen.
Top 5 Payroll-Herausforderungen für Arbeitgeber
Senken der Payroll-Kosten
Verbesserung der Employee Experience im Payroll-Bereich
Sicherstellen der Payroll-Genauigkeit und Umgang mit Fehlern
Für viele Unternehmen ist Outsourcing der Hebel.
46 % der Organisationen, die Managed Payroll Services (MPS) oder 64 % der Full Business Process Outsourcing (BPO) nutzen, berichten von signifikanten Kosteneinsparungen. Im Vergleich dazu geben nur 25 % der Unternehmen, die Payroll intern verwalten, sowie 29,6 % der reinen SaaS-Nutzer an, erhebliche Einsparungen zu erzielen.
Das Unternehmen hat signifikante Kosteneinsparungen erzielt.
Intern
SaaS
MPS
Full BPO
„Payroll betrifft das Geld der Mitarbeitenden. Wenn das nicht stimmt, bricht alles andere zusammen“, sagt Frauke Neels, Portfolio Director für Payroll, Reward & Expertise bei SD Worx. „Läuft sie jedoch reibungslos, wird Payroll zu einem Hebel für Vertrauen, finanzielle Sicherheit und sogar strategische Kostenkontrolle.“
Doch dieser Effizienzdrang kommt nicht immer bei den Mitarbeitenden an.
Nur 42 % der Mitarbeitenden geben an, praktischen Self-Service-Zugang zu Gehalts- und Benefit-Informationen zu haben. 39 % berichten von anhaltendem finanziellem Stress, und nur 28 % glauben, dass ihr Unternehmen genug tut, um das finanzielle Wohlbefinden zu unterstützen.
Frauke ist überzeugt, dass Payroll hier eine deutlich größere Rolle bei der Employee Experience spielen kann: „Schon einfache Maßnahmen, wie den Mitarbeitenden zu zeigen, was alles in ihrem Paket steckt, über das Nettogehalt hinaus, oder sie zu informieren, sobald die Gehaltsabrechnung verfügbar ist, schaffen Transparenz und reduzieren Stress. Payroll sollte kommunizieren, nicht nur rechnen.“
Anteil der Mitarbeitenden, die praktischen Self-Service-Zugang zu Gehalts- und Benefit-Informationen erhalten: 42 %
Anteil der Mitarbeitenden, die finanziellen Stress erleben
Anteil der Mitarbeitenden, die angeben, dass ihr Unternehmen sich um ihr finanzielles Wohlbefinden kümmert und versucht, finanziellen Stress zu reduzieren
Strategien für Payroll-Führungskräfte im HR
„Payroll ist zu einer strategischen Aufgabe geworden, nicht nur zu einer technischen. Wenn Ihre Prozesse mit wechselnden Verträgen, hybrider Arbeit oder internationalen Einstellungen nicht Schritt halten, zeigt sich das schnell in Fehlern, Verzögerungen und Frustration bei den Mitarbeitenden.
Deshalb ist es entscheidend, Komplexität zu managen, ohne Klarheit zu opfern. Setzen Sie auf Payroll-Systeme, die flexibel, skalierbar und für Mitarbeitende leicht nutzbar sind. Können Menschen nicht auf ihre Gehaltsinformationen zugreifen oder sie verstehen, verliert selbst das beste System an Glaubwürdigkeit.
Vor allem: Betrachten Sie Payroll als Chance, die Employee Experience zu verbessern. Es geht nicht nur darum, die Zahlen korrekt zu erfassen, sondern darum, Vertrauen in großem Maßstab zu schaffen.“
Frauke Neels,
Portfolio Director, SD Worx
Das Unternehmen hat bereits deutliche Ergebnisse durch den Einsatz von KI im HR-Bereich erzielt.
Es ist jedoch unklar, wie KI die HR-Funktionen und das Operating Model beeinflussen wird.
„Fangen Sie nicht mit dem Tool an, sondern mit dem Bedarf“, rät Jan Laurijssen, Senior HR Researcher bei SD Worx. „KI funktioniert nur, wenn sie an echte Ziele gebunden ist: bessere Einblicke, schnellere Prozesse oder verbesserter Service. Und sie muss erklärbar sein. Gerade im Payroll-Bereich können Menschen einer Black Box nicht vertrauen.“
Jan weist außerdem darauf hin, dass Unternehmen einen entscheidenden Faktor bei der Einführung häufig übersehen: das Verständnis.
„Die meisten Führungskräfte wissen nicht einmal, wo KI bereits in ihrem Unternehmen eingesetzt wird. Das ist der erste Schritt: feststellen, was genutzt wird, und sicherstellen, dass es mit Ihren Werten und der Unternehmenskultur übereinstimmt.“
— Jan Laurijssen, Senior HR Researcher, SD Worx
Auch die Mitarbeitenden spüren diese Unsicherheit.
Während nur 27 % glauben, dass KI ihren Job ersetzen könnte, sind fast die Hälfte (49 %) derjenigen, die sie bereits nutzen, der Ansicht, dass sie ihre Arbeitsweise grundlegend verändern wird.
Ich mache mir Sorgen, dass KI viele meiner Aufgaben ersetzen könnte.
Das weist auf eine tiefere Wahrheit hin: Menschen fürchten KI nicht unbedingt. Sie wollen nur Klarheit darüber, wo sie eingesetzt wird, was sie verändert und wie sie ihre Rolle unterstützt, statt sie zu ersetzen.
„KI sollte Menschen befähigen, nicht ersetzen“, sagt Frauke. „Und im Payroll-Bereich darf sie niemals auf Kosten von Vertrauen, Transparenz oder Kontrolle gehen.“
Auf welche Weise glauben Sie, dass KI Ihre Arbeit in den nächsten drei Jahren beeinflussen wird? (Nur KI-Nutzer)
KI wird meine Arbeitsweise vollständig verändern
KI wird in vielen Bereichen meiner Arbeit erhebliche Veränderungen bringen
KI wird bestimmte Bereiche meiner Arbeit moderat beeinflussen
KI wird nur minimale Veränderungen in meiner Arbeit bewirken
KI wird keinen wesentlichen Einfluss auf meine Arbeit haben
Wie HR-Führungskräfte KI optimal einsetzen sollten
„Um echten Mehrwert aus KI im HR zu ziehen, müssen wir den Fokus verschieben. Es geht nicht darum, das neueste Tool auszuprobieren, sondern echte Probleme auf sinnvolle Weise zu lösen. Beginnen Sie mit der Frage: Welchen Prozess oder welche Entscheidung wollen wir verbessern?“
Ist der Zweck klar, steht die nächste Herausforderung an: die Akzeptanz. Verstehen die Mitarbeitenden, was das Tool macht? Vertrauen sie ihm genug, um es zu nutzen? Hier kommt Kommunikation ins Spiel. KI muss so eingeführt werden, dass sie menschlich und hilfreich wirkt.
Schulungen sollten kontextbezogen erfolgen und reale Beispiele nutzen. Führungskräfte müssen transparent machen, wie Daten verwendet werden, insbesondere im Bereich People Analytics.
Richtig eingesetzt kann KI bessere Entscheidungen unterstützen, Verwaltungsaufwand reduzieren und Zeit für Arbeit freimachen, die wirklich zählt. Aber das funktioniert nur, wenn HR Technologieentscheidungen mit Unternehmenswerten und den Bedürfnissen des Teams in Einklang bringt.
Jan Laurijssen,
Senior HR Researcher, SD Worx