La paie et l’IA progressent, mais les collaborateurs en attendent encore davantage
La paie n'est plus seulement une fonction opérationnelle
C'est un test de confiance. Dans un contexte où les coûts doivent être réduits et l'expérience des employés améliorée, la paie se trouve à la croisée de l'efficacité et de l'empathie, et est souvent tiraillée entre ces deux aspects.
Les 5 principaux défis liés à la paie pour les employeurs
Réduire les coûts liés au traitement des salaires
Améliorer l'expérience des employés en matière de paie
Garantir l'exactitude des paies et traiter les erreurs de paie
Pour de nombreuses entreprises, l'externalisation est le levier.
50 % des organisations qui utilisent des services de gestion de la paie (MPS) ou d'externalisation complète des processus métier (BPO) font état de réductions de coûts significatives. En revanche, seules 37 % des organisations qui gèrent leur paie en interne et 29 % des utilisateurs exclusifs de SaaS font état d'économies significatives.
L'organisation a réalisé d'importantes économies.
En interne
SaaS
MPS
BPO complet
« La paie concerne l’argent des collaborateurs. Si elle n’est pas correcte, tout le reste s’écroule », explique Frauke Neels, directrice du portefeuille Paie, Rémunération et Expertise chez SD Worx.
« Mais une fois qu’elle fonctionne correctement, elle devient un levier de confiance, de bien-être financier et même de maîtrise stratégique des coûts. »
Pourtant, cette volonté d'efficacité n'est pas toujours ressentie sur le terrain.
Seuls 42 % des employés déclarent disposer d'un accès pratique en libre-service à leur salaire et à leurs avantages sociaux. Et 39 % signalent un stress financier constant, tandis que seulement 28 % estiment que leur organisation fait suffisamment pour soutenir leur bien-être financier.
Frauke estime que c'est là que la paie peut jouer un rôle beaucoup plus important dans l'amélioration de l'expérience des employés : « Le simple fait de montrer aux employés ce que comprend leur rémunération au-delà du salaire net, ou de leur envoyer une alerte lorsque leur fiche de paie est prête, permet de clarifier les choses et de réduire le stress. La paie doit communiquer, pas seulement calculer. »
des employés bénéficient d'un accès pratique et en libre-service aux informations relatives à leur paie et à leurs avantages sociaux.
des employés sont confrontés à des difficultés financières.
des employés déclarent que leur entreprise se soucie de leur bien-être financier et s'efforce de réduire leurs difficultés financières.
Stratégies de gestion de la paie pour les RH
« La gestion de la paie est devenue un enjeu stratégique, et non plus seulement technique. Si vos processus ne parviennent pas à s'adapter à l'évolution des contrats, au travail hybride ou aux recrutements internationaux, les conséquences se feront rapidement sentir : erreurs, retards et frustration des employés.
C'est pourquoi il est essentiel de concevoir des systèmes complexes sans sacrifier la clarté. Recherchez des systèmes de paie flexibles, évolutifs et faciles à utiliser pour les employés. Si les employés ne peuvent pas accéder à leur paie ou la comprendre, même les meilleurs systèmes perdent leur crédibilité. Avant tout, considérez la paie comme une occasion d'améliorer l'expérience des employés. Il ne s'agit pas seulement d'obtenir les bons chiffres. Il s'agit de créer la confiance à grande échelle.
Frauke Neels,
Portfolio Director, SD Worx
L'IA ajoute une couche supplémentaire de complexité, mais aussi d'opportunités.
Les investissements sont en hausse : 38 % des professionnels des ressources humaines investissent désormais dans l’IA, contre 33 % l’an dernier.
L'organisation a déjà constaté des résultats significatifs grâce à l'utilisation de l'IA dans les ressources humaines.
On ne sait pas encore quel sera l'impact de l'IA sur nos fonctions RH et notre modèle opérationnel.
« Ne commencez pas par l'outil, commencez par le besoin », conseille Jan Laurijssen, chercheur senior en ressources humaines chez SD Worx. « L'adoption de l'IA ne fonctionne que lorsqu'elle est liée à des objectifs réels : une meilleure compréhension, des processus plus rapides ou un service amélioré. Et elle doit être explicable. Dans le domaine de la paie, en particulier, les collaborateurs ne peuvent pas faire confiance à une boîte noire. »
Jan note également que les entreprises négligent souvent un facteur essentiel dans l'adoption : la compréhension.
« La plupart des dirigeants ne savent même pas où l'IA est déjà intégrée dans leur organisation. C'est la première étape : recenser ce qui est utilisé et s'assurer que cela correspond à vos valeurs et à votre culture. »
— Jan Laurijssen, Senior HR Researcher, SD Worx
Les employés ressentent également cette ambiguïté.
Alors que seulement 27 % pensent que l'IA pourrait remplacer leur emploi, près de la moitié (49 %) de ceux qui l'utilisent déjà pensent qu'elle va transformer leur façon de travailler.
Je crains que l'IA ne rende une grande partie de mes tâches superflues.
Cela met en évidence une vérité plus profonde : les collaborateurs ne craignent pas forcément l’IA. Ils veulent simplement comprendre clairement où elle intervient, ce qu’elle change et comment elle va les aider, sans les remplacer. « L'IA doit donner plus de moyens aux gens, et non les remplacer », explique Frauke. « Et dans le domaine de la paie, elle ne doit jamais se faire au détriment de la confiance, de la transparence ou du contrôle. »
De quelle manière pensez-vous que l'IA va influencer votre travail au cours des trois prochaines années ? (Utilisateurs de l'IA)
L'IA va complètement transformer ma façon de travailler.
L'IA entraînera des changements importants dans de nombreux aspects de mon travail.
L'IA aura un impact modéré sur certains aspects de mon travail.
L'IA complète n'apportera que des changements minimes à mon travail.
L'IA n'aura pas d'impact significatif sur mon travail.
Comment les responsables RH devraient tirer parti de l'IA
« Pour tirer pleinement parti de l'IA dans les ressources humaines, nous devons changer d'approche. Il ne s'agit pas d'expérimenter les derniers outils, mais de résoudre des problèmes concrets de manière significative. Commencez par vous poser la question suivante : quel processus ou quelle décision cherchons-nous à améliorer ? »
Une fois l'objectif clairement défini, le prochain défi consiste à faire accepter l'outil. Les gens comprendront-ils son fonctionnement ? Lui feront-ils suffisamment confiance pour l'utiliser ? C'est là que la communication entre en jeu. L'IA doit être présentée de manière humaine et utile.
La formation doit s'inscrire dans un contexte concret, à l'aide d'exemples tirés du monde réel. Les dirigeants doivent faire preuve de transparence quant à l'utilisation des données, en particulier lorsqu'il s'agit d'analyses RH.
Bien utilisée, l'IA peut aider à prendre de meilleures décisions, réduire les tâches administratives et libérer du temps pour les tâches qui comptent vraiment. Mais cela n'est possible que lorsque les RH alignent leurs choix technologiques sur les valeurs de l'entreprise et les besoins des équipes.
Jan Laurijssen,
Senior HR Researcher, SD Worx