Stap 3:
Communiceer over het totale pakket aan arbeidsvoorwaarden: geef je medewerkers inzicht
Beloningspakketten zijn complex en bevatten veel verschillende elementen. Medewerkers overzien vaak niet hoe hun beloning is opgebouwd. Wat biedt je een medewerker precies aan arbeidsvoorwaarden en extra’s en hoe zijn deze opgebouwd?
" Wat je niet kent, kun je niet waarderen. Veel medewerkers weten niet precies waar hun beloning uit bestaat; simpelweg omdat veel werkgevers daar niet voldoende over communiceren. En als je niet weet wat je precies krijgt, is het moeilijk om er tevreden mee te zijn.
Mark Bloem Algemeen directeur SD Worx Nederland
"
Het belang van goede communicatie
Soms denken medewerkers dat ze minder krijgen dan je hen daadwerkelijk biedt. Dit kan leiden tot een gevoel van oneerlijkheid en onvrede. Het kan er zelfs voor zorgen dat een medewerker overweegt de organisatie te verlaten. Met heldere communicatie is dat allemaal te voorkomen.
Communicatie met medewerkers over beloning is zo oud als het dienstverband zelf. Alles begint met de relatie tussen de werkgever en de werknemer. De werknemer stelt zijn arbeid aan de werkgever ter beschikking, en de werkgever biedt in ruil daarvoor een vergoeding.
Vroeger was de communicatie hierover simpel en overzichtelijk. Je sprak de primaire arbeidsvoorwaarden, het salaris, af en klaar. Tegenwoordig is de beloning als geheel een stuk complexer geworden en dus is het belangrijk om hier helder over te communiceren. Het menselijk brein werkt nou eenmaal zo dat een beloning beter werkt als de motivatie erachter bekend is.
Casus 2
Het beloningspakket van Helen heeft verschillende facetten; een salaris, bonusregeling, pensioen, en ‘zachtere’ arbeidsvoorwaarden zoals opleiding en verlof. Maandelijks krijgt Helen enkel haar loonstrook te zien. Dit biedt haar op geen enkele manier inzicht in haar totale beloning. Helen waardeert daardoor enkel een stukje salaris of bonus. En die factoren zijn gemakkelijk te vergelijken met andere bedrijven. De waarde van de leaseauto komt zelfs helemaal niet op haar loonstrook voor, net als haar verlofdagen. Haar werkgever besluit Helen en haar collega’s vanaf nu online inzicht te bieden in hun totale arbeidsvoorwaardenpakket. Hierdoor krijgt Helen een veel beter inzicht in de realistische waarde ervan, waardoor haar waardering van het totaalpakket stijgt.
De ingrediënten van goede reward communicatie
1: Stel doelen
Je kunt met je reward communicatie verschillende doelen nastreven. Bijvoorbeeld het behouden van (top)talent, het bevorderen van vitaliteit, of kandidaten een extra prikkel geven tijdens de recruitment- of preboarding-fase. Start met 1 helder en duidelijk meetbaar doel en breid vanuit daar verder uit. Wil je bijvoorbeeld vitaliteit bevorderen via een fietsenplan? Leg je medewerkers dan uit waarom je juist voor deze arbeidsvoorwaarde kiest en hoe die past in de bedrijfsstrategie.
2: Segmenteer je doelgroep
Niet iedereen is hetzelfde. Ook binnen één bedrijf niet. Segmenteer je doelgroep en maak onderscheid in de arbeidsvoorwaarden die je je verschillende groepen medewerkers biedt en pas ook je communicatie daarop aan. Segmenteer bijvoorbeeld op basis van leeftijd, levensfase, gezinssituatie of de mate van toegang tot digitale communicatiemiddelen.
Tip:
Zorg voor voldoende variatie binnen je beloningsstrategie. Betaald ouderschapsverlof is waarschijnlijk minder interessant voor een 19-jarige en een opleiding voor iemand die over 3 maanden met pensioen gaat ligt ook niet in de lijn der verwachting.
3: Toets je boodschap
Toets je boodschap aan de hand van de vijf V’s:
- Verhelderen: Begrijpt de medewerker wat je met hem wilt delen?
- Vertrouwen: Kloppen de gepresenteerde berekeningen en uitkomsten?
- Verbinden: Passen de arbeidsvoorwaarden binnen belevingswereld van de medewerker?
- Verwachten: Is de timing logisch? Medewerkers verwachten bijvoorbeeld in de winter geen info over een fietsplan.
- Vieren: Ervaart de medewerker de geboden arbeidsvoorwaarde als meerwaarde of aanvulling?
4: Kies de juiste communicatiemiddelen
Groepeer arbeidsvoorwaarden in logische categorieën en sorteer ze op zo’n manier dat je begint met de belangrijkste, meest impactvolle voorwaarden. Ondersteun tekst met grafische elementen zoals schema’s of stappenplannen. Kies het juiste medium (papier, digitaal, apps). Houd bij al deze keuzes rekening met het type medewerkers, maar ook met de fase waarin je je bevindt (heb je al een e-mailadres in de preboarding fase bijvoorbeeld?)
Het is niet verrassend dat een hogere kennisgraad van het beloningspakket leidt tot een hogere waardering. Het toont aan dat het informeren van medewerkers over hun beloningspakket essentieel is. Dit is waar het Employee Benefit Statement, of kortweg EBS, van pas komt.
Het EBS is een gedetailleerd overzicht van de door de werkgever aangeboden beloningen. Het bevat zowel financiële als niet-financiële arbeidsvoorwaarden. Hierin kan de totale waarde van de beloningen worden bepaald en berekend. Kortom, het EBS is bedoeld om werknemers alles te leren wat ze moeten weten over hun beloningspakket.
Casus 1
Helen is salesmanager bij een productiebedrijf. De organisatie heeft de bedrijfsvoering de afgelopen jaren verduurzaamd met het oog op het milieu. En die verduurzaming gaat haar werkgever nu ook doorgetrokken naar de beloningsstrategie. Dat heeft onder andere gevolgen voor het wagenpark. Helen, die een leaseauto heeft, gaat voortaan een volledig elektrische auto rijden. Minder praktisch naar haar smaak. Maar omdat ze een goede uitleg krijgt van haar werkgever, snapt ze hoe dit past in het grotere plaatje. Daardoor kan ze deze beslissing makkelijker accepteren en blijft ze haar beloningspakket als geheel waarderen.
