Payroll BPO
For life. For work.
Business Process Outsourcing houdt in dat wij alle werkzaamheden rondom de lonen volledig voor je overnemen. Je kunt kiezen of je daarbij zelf wel of geen gebruikmaakt van onze applicatie. Wie wat invoert en op welke wijze gegevens worden doorgegeven, spreken we van tevoren af in een speciale afsprakenovereenkomst (DAP).
Een kijkje in onze software
Kenmerkend voor de BPO-oplossing van SD Worx:
Bij Payroll BPO nemen wij de meeste taken in het complexe salarisproces van jou over. Jouw vaste klantteam kent niet alleen jouw salarisadministratie perfect, maar ook jouw HR- en sociaal juridische dossiers. Jij wordt zo volledig ontzorgd.
Om jou optimaal te ontzorgen nemen wij alles over waarvoor kennis van salarisadministratie nodig is. Jij of je medewerkers hoeven dus niets te weten van salarismaterie. De personen die verantwoordelijk zijn voor het beheer van de medewerkergegevens, wij noemen hen HR-professionals, krijgen toegang tot onze software. Hiermee hebben zij zicht op alle relevante gegevens en kunnen ze op een eenvoudige wijze wijzigingen registreren. Wij vullen de gegevens aan die relevant zijn voor een correcte salarisverwerking. Deze samenwerking leggen we vast in een Document Afspraken & Procedures, de DAP. Bij vragen staat er altijd een vast klantteam voor je klaar dat zowel telefonisch als per mail bereikbaar is.
Voorafgaand aan elke salarisberekening zorgen we ervoor dat je gegevens correct in het salarissysteem staan en controleren we dat. Daarna doen we een test van de salarisberekening, zodat de klant alles nog een keer extra kan controleren voor de salarisuitbetaling wordt gedaan. Als bij die controle blijkt dat je toch iets bent vergeten door te geven, dan passen wij dit in onderling overleg aan, zodat je toch het loon juist kan uitbetalen.
Voor het uitvoeren van de betalingen ontvang je een bestand dat ingelezen kan worden in alle gangbare banksystemen. Uiteraard is het mogelijk dit manueel over te nemen vanaf een lijst. Standaard leveren wij een digitaal bestand dat je in kan lezen in je financieel systeem, de loonjournaalpost. Ook hier kan dit manueel overgenomen worden vanaf een lijst. Afhankelijk van je pensioenfonds, verzorgen wij ook de periodieke pensioenaangifte. Met onze software heb je toegang tot een groot aantal overzichten. Deze kunnen desgewenst geëxporteerd worden naar Excel. De resultaten van de salarisverwerking worden als PDF opgenomen in het digitale salarisarchief.
Payroll BPO wordt standaard gecombineerd met de Enterprise editie van onze software met heel veel geïntegreerde HR-functionaliteiten. Daardoor kunnen wij via de software perfect samenwerken en heb je de mogelijkheid om wijzigingen door je medewerkers en leidinggevenden te laten initiëren dan wel goedkeuren.
Met de Payroll BPO oplossing van SD Worx heb je:
- Een compleet geïntegreerde HR- en salarisoplossing in de cloud, met 24/7 toegang voor HR & payroll professionals, managers en medewerkers.
- De mogelijkheid medewerkers en managers te betrekken in het beheren van de gegevens, zoals het aanvragen en opvolgen van verlof, het indienen en goedkeuren van declaraties en nog veel meer.
- Een team van specialisten beschikbaar op het gebied van de salarisadministratie die je helpen bij het correct registreren van alle relevante gegevens van je je medewerkers.
- Een team beschikbaar dat jou, je onderneming en je sector kent, en ingeval van bijzondere situaties de volledige salarisverwerking tijdelijk van je kan overnemen. Dat zorgt voor de nodige zekerheid voor jou en je medewerkers.
- Voldoende ingebouwde zekerheden die ervoor zorgen dat je personeel tijdig het juiste loon ontvangt en jij een correcte vastlegging hebt van de loonkosten.
- Voldoende ingebouwde zekerheden die ervoor zorgen dat de loonaangifte tijdig en correct is ingediend bij de Belastingdienst. Dit geldt eventueel ook voor de pensioenaangifte.
- Software ter beschikking die voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.
- Alle informatie en documentatie digitaal beschikbaar in het salarisarchief en toegang tot veel meer overzichten.
Support
Nadat je medewerkers hun opleiding hebben gevolgd, kunnen ze gebruik maken van het speciale supportteam. Met de inloggegevens voor de Self Service Desk kun je 24/7 hulpfunctionaliteiten. Uiteraard kun je ook telefonisch contact opnemen op werkdagen tussen 8:30 en 17:00.
Arbeidsrechtelijk en fiscaal advies
Als werkgever krijg je met regelmaat te maken met arbeidsrechtelijke of fiscale vraagstukken. SD Worx beschikt over juristen en fiscalisten die zij in tegenstelling tot hun concurrent, zelf in dienst hebben. Zo kun je makkelijk en snel schakelen binnen een andere afdeling van SD Worx. Zowel de beantwoording van 1ste- als 2de-lijns vragen maakt onderdeel uit van de BPO dienstverlening.
De beantwoording van 3de-lijns vragen worden aanvullend in rekening gebracht. Uiteraard pas nadat jij de offerte hebt goedgekeurd. 3de lijns vragen vergen een antwoord waarbij wet- en regelgeving specifiek moeten worden vertaald naar jouw situatie, of een bepaald dossier.
Daarnaast voert SD Worx wijzigingen in de wet- en regelgeving door en word je hiervan op de hoogte gebracht. Ook wanneer je bedrijf valt onder een algemeen verbindend verklaarde CAO zal SD Worx desgewenst wijzigingen in de regelingen doorvoeren.
Dit zijn vragen met een algemeen informatief karakter, zoals:
- Vragen met betrekking tot belast en onbelast loon
- Uitleg van cao-bepalingen
- Uitleg van de wettelijke ketenregeling
- Administratieve verplichtingen ten aanzien van een zieke werknemer
- Duur van de proeftijd die kan worden opgenomen in een arbeidsovereenkomst
- Opzegtermijn die een werknemer in acht moet nemen
- Vragen over de werkkostenregeling
"Met dit uniforme systeem hebben we één 'single source of truth' gecreëerd. Dat heeft ons enorm veel tijdswinst opgeleverd."
- Jan-Herman Hanskamp
HR-directeur Koninklijke Rotra
