Payroll en AI maken stappen, maar mensen zijn nog niet tevreden
Het loonproces krijgt een nieuwe rol
Het is een kwestie van vertrouwen geworden. In een tijd waarin de kosten omlaag moeten en de medewerkerbeleving omhoog, zit payroll precies tussen efficiëntie en empathie in — en wordt vaak tegelijk aan beide kanten getrokken.
Top 5 Payroll uitdagingen voor werkgevers
Voor veel bedrijven is uitbesteding dé hefboom.
Van de organisaties die gebruikmaken van Managed Payroll Services (MPS) of volledige Business Process Outsourcing (BPO), zegt 50% dat ze flink op kosten besparen. Ter vergelijking: bij bedrijven die payroll intern regelen, ligt dat percentage op 37%, en bij SaaS-gebruikers zelfs maar op 29%.
De organisatie heeft aanzienlijke kostenbesparingen gerealiseerd.
In-house
SaaS
Managed Payroll Services
Volledige salarisuitbesteding
“Payroll draait om het geld van mensen. Als dat niet klopt, valt de rest uit elkaar,” zegt Frauke Neels, Portfolio Director voor Payroll, Reward & Expertise bij SD Worx. Maar zodra het soepel loopt, wordt het een hefboom voor vertrouwen, financiële gezondheid en zelfs strategische kostenbeheersing.
Efficiëntie klinkt mooi, maar op de werkvloer voelt het vaak anders.
Slechts 42% van de medewerkers zegt makkelijk zelf toegang te hebben tot hun loonstrook en arbeidsvoorwaarden. En 39% ervaart aanhoudende financiële stress. Nog zorgelijker: maar 28% vindt dat hun organisatie genoeg doet om financiële gezondheid te ondersteunen.
Hier ligt een mooie kans voor HR en salarisadministratie om écht impact te maken op de employee experience. "Alleen al laten zien wat er in het totale arbeidsvoorwaardenpakket zit — dus méér dan alleen het nettoloon — of een seintje sturen zodra de loonstrook klaarstaat, dat geeft overzicht en haalt stress weg. Salarisadministratie moet niet alleen rekenen, maar ook communiceren."
Strategisch payroll-beleid voor HR
Als je processen de snelheid van veranderende contractvormen, hybride werken of internationale aanstellingen niet kunnen bijhouden, merk je dat meteen. Denk aan fouten, vertragingen en gefrustreerde medewerkers.
Daarom is het belangrijk om processen te ontwerpen die complexiteit aankunnen, zonder dat het onduidelijk wordt. Kies voor payrollsystemen die flexibel en schaalbaar zijn, en die medewerkers eenvoudig kunnen gebruiken. Want als mensen hun loonstrook niet kunnen vinden of begrijpen, verliest zelfs het beste systeem zijn geloofwaardigheid.
Wat misschien nog wel belangrijker is: zie payroll als een kans om de medewerkerbeleving te versterken. Het draait niet alleen om kloppende cijfers, maar om het opbouwen van vertrouwen binnen de hele organisatie.
Frauke Neels,
Portfolio Director, SD Worx
De organisatie heeft al duidelijke resultaten behaald met het inzetten van AI binnen HR.
Het is nog onduidelijk wat de impact van AI zal zijn op onze HR-functies en het werkmodel.
"Begin niet bij de tool, maar bij de behoefte," adviseert Jan Laurijssen, Senior HR-onderzoeker bij SD Worx. "AI werkt pas echt als het gekoppeld is aan concrete doelen: beter inzicht, snellere processen of verbeterde dienstverlening. En het moet uitlegbaar zijn. Zeker bij payroll vertrouwen mensen geen black box."
Jan merkt bovendien op dat organisaties vaak een cruciale factor over het hoofd zien bij de adoptie van AI: begrip.
"De meeste leidinggevenden weten niet eens waar AI al in hun organisatie is ingebed. De eerste stap is dan ook: in kaart brengen wat er al wordt gebruikt en zorgen dat het aansluit bij je waarden en organisatiecultuur."
— Jan Laurijssen, Senior HR Researcher, SD Worx
Dit wijst op een dieper inzicht: mensen zijn niet per se bang voor AI. Ze willen vooral duidelijkheid over waar het past, wat het verandert en hoe het hun rol ondersteunt in plaats van vervangt. “AI moet mensen versterken, niet vervangen,” zegt Frauke. “En binnen payroll mag dat nooit ten koste gaan van vertrouwen, transparantie of controle.”
Op welke manier denk jij dat AI jouw werk de komende drie jaar zal beïnvloeden?
AI zal mijn manier van werken volledig transformeren
AI zal op veel vlakken aanzienlijke veranderingen teweegbrengen
AI zal bepaalde onderdelen van mijn werk in beperkte mate beïnvloeden
AI zal slechts minimale veranderingen brengen in mijn werk
AI zal geen significante impact hebben op mijn werk
Hoe HR-leiders AI effectief kunnen inzetten
“Om echt waarde te halen uit AI binnen HR, moeten we de focus verleggen. Het gaat niet om het uitproberen van de nieuwste tool, maar om het oplossen van echte problemen op een betekenisvolle manier. Begin met de vraag: welk proces of welke beslissing willen we verbeteren?
“Als het doel duidelijk is, volgt de volgende uitdaging: adoptie. Begrijpen mensen wat de tool doet? Vertrouwen ze het genoeg om het te gebruiken? Daar speelt communicatie een cruciale rol. AI moet op een manier worden geïntroduceerd die menselijk en behulpzaam aanvoelt.
Training moet plaatsvinden in de juiste context, met voorbeelden uit de praktijk. Leiders moeten transparant zijn over hoe data wordt gebruikt, vooral als het gaat om people analytics.
Goed toegepast kan AI betere beslissingen ondersteunen, administratieve lasten verlichten en tijd vrijmaken voor werk dat er écht toe doet. Maar dat lukt alleen als HR technologische keuzes afstemt op de waarden van de organisatie en de behoeften van het team.”
Jan Laurijssen,
Senior HR Researcher, SD Worx